La tendencia a la especialización vivida hace algunos años amenaza claramente la rentabilidad, incluso la viabilidad, de muchas empresas. En este apartado se pretende estudiar las ventajas y los inconvenientes de la especialización y la polivalencia, en la seguridad de que una gran parte de las instalaciones industriales españolas y europeas tiene habitualmente poco personal de mantenimiento, y que la polivalencia es una de las claves para la mejora de resultados.

Tradicionalmente, los departamentos de operación y mantenimiento de plantas industriales se han estructurado en secciones estancas, tratando de mejorar la productividad en unos casos, o promovidos por los propios trabajadores en otros. Las actividades de estas secciones o subdepartamentos eran estancas, de manera que el campo de acción de cada una de ellas estaba perfectamente delimitado. A un mecánico no se le ocurría tocar nada que tuviera que ver con la electricidad, y para un instrumentista era desagradable mancharse las manos; a un operador de campo difícilmente se le podía pedir que arreglara una pequeña avería, o simplemente que limpiara su zona de trabajo. A la hora de acometer la reparación de un motor, por ejemplo, el encargado de desconectarlo era el técnico eléctrico, mientras que retirarlo de la bancada y cambiar un rodamiento solía ser una tarea reservada al mecánico, en la que el electricista no se implicaba; para probar si la reparación había resultado correcta, había que llamar al operador para su puesta en marcha, e incluso, de la limpieza de la zona una vez acabada la reparación se encarga personal adicional del servicio de limpieza.

Por desgracia para los responsables de operación, de mantenimiento y para los responsables de su presupuesto, esa situación no ha cambiado mucho. En la mayoría de las grandes empresas los subdepartamentos de operación, electricidad, mecánica e instrumentación o limpieza siguen siendo estancos, observándose una mínima permeabilidad entre algunas especialidades (electricistas e instrumentistas por ejemplo).

Solo algunas empresas están optando por crear departamentos únicos. Pero se encuentran con dos dificultades:

- No hay personal polivalente en el mercado, y deben formarlo en el seno de la propia empresa. Los planes de formación tienen dificultades para llevarse a cabo, suelen estar mal estructurados, cuentan con bajo presupuesto, se realizan fuera del horario laboral, la asistencia es voluntaria, etc.

- El personal es reacio a la polivalencia, y prefiere mantener actividades separadas. Muchos trabajadores ven más    cómoda una situación en las responsabilidades de su trabajo estén bien definidas, y no puedan pedirle la realización de trabajos fuera de esa definición. La acción sindical, además, fomenta esta actitud.

Ventajas e inconvenientes de la especialización

Las ventaja más importantes de la especialización es que, al tener una parcela menor en la que centrar el aprendizaje y el entrenamiento, es posible profundizar más, y el conocimiento que se tiene de los equipos es más exhaustivo. Esta es la ventaja de la especialización en general: se puede conocer más a fondo algo si el ámbito es menor.

Entre los inconvenientes estarían los siguientes:

- En trabajos que requieren de varias especialidades, el rendimiento disminuye. Una tarea estará compuesta por varias subtareas, algunas de las cuales serán eléctricas, otras mecánicas, otras implicarán al personal de producción, por ejemplo. La espera de un especialista durante el tiempo en que otros estén trabajando hará que el rendimiento del personal disminuya (unos trabajan mientras otros esperan a que esos acaben).

- Aumenta el número de personas imprescindibles. Cuanto mayor especialización haya, mayor será el número de personas únicas que realizan una serie de tareas específicas en las que no hay nadie más con la formación y entrenamiento necesarios.

- Aumenta el número de trabajadores necesarios, lo que en algunas ocasiones arriesga la rentabilidad de la instalación y el cumplimiento de un presupuesto bastante ceñido.

Polivalencia como táctica para la optimización

La polivalencia es la antítesis de la especialización. Significa la posibilidad de que un técnico pueda intervenir en tareas de diversa índole relacionada con su industria. La polivalencia total significaría que un operario de mantenimiento pudiera intervenir en cualquier reparación de cualquier naturaleza dentro de la empresa, o que los operarios de operación y mantenimiento pudieran intercambiarse, dependiendo de las necesidades del momento.

Fomentar la polivalencia soluciona los inconvenientes que se encuentran en la especialización: disminuye el número de personas imprescindibles (más personas formadas para un número mayor de tareas), aumenta el rendimiento, y permite ajustar hasta un punto admisible el número de recursos humanos del departamento de mantenimiento. En   muchas instalaciones en las que el personal de mantenimiento es escaso, la polivalencia es prácticamente la única alternativa viable para poder cumplir un presupuesto razonable y no tener que dejar de realizar tareas imprescindibles por falta de recursos.

Los resultados económicos de la polivalencia son tan favorables que hoy en día cualquier empresa que quiera reducir sus costes (es decir, casi todas las empresas) debe planteársela como medio para conseguir este objetivo.

La situación ideal consiste en plantear la polivalencia de los técnicos de la planta justo al inicio de la actividad, realizando la selección de personal ya considerando que el personal ha de ser polivalente. Esta polivalencia puede ser entre el personal de operación, entre el personal de mantenimiento, o idealmente, entre todo el personal. Las pocas experiencias en este sentido han sido tan prometedoras y con unos resultados tan aplastantes que no cabe duda que es la opción más interesante cuando la planta es nueva y hay que seleccionar al personal desde el principio.

A la hora de fomentar la polivalencia en la explotación de una instalación industrial de nueva construcción, hay que tener en cuenta un hecho incuestionable: es fácil preparar a una persona de mantenimiento para que opere una planta, pero es difícil preparar a un técnico de operación sin conocimientos previos en reparaciones para que actúe como técnico de mantenimiento. Igualmente, no es difícil enseñar a un técnico eléctrico a realizar tareas mecánicas, pero resulta muy complejo enseñar a un mecánico a realizar determinadas tareas eléctricas o de instrumentación. Por ello, en la selección inicial de personal debe darse una prioridad absoluta al personal polivalente y a aquel que tiene posibilidades de polivalencia. Así, seleccionando a los técnicos de operación entre personal con experiencia y conocimientos en mantenimiento resulta especialmente sencillo fomentar la polivalencia entre operadores y técnicos de mantenimiento; y dando prioridad al personal con conocimientos eléctricos y de instrumentación en la selección del personal de mantenimiento fomentará la polivalencia en el departamento de mantenimiento.

Cuando se pretende cambiar una situación existente, el problema es mayor que cuando la planta es nueva. Para cambiar una situación de especialización hacia una de polivalencia hay que estudiar con cuidado como realizar la transición entre una y otra situación. Los pasos a seguir podrían ser los siguientes:

▪ Identificar tareas exclusivas. Son tareas exclusivas aquellas que solo realizan un número muy pequeño de técnicos.

▪ Identificar tareas susceptibles de ser realizadas por personal de otras especialidades. No todas las tareas pueden ser realizadas por cualquier operario (algunas necesitan una alta formación y un periodo largo de entrenamiento para ser desarrolladas con eficacia), pero otras muchas pueden ser realizadas por cualquier operario con un periodo de formación mínimo. Es el caso de determinadas mediciones, de la desconexión de un motor o de trabajos de soldadura de poca envergadura.

▪ Desarrollar un Plan de Formación que incluya entrenamiento en la realización de tareas que se consideren exclusivas y en aquellas tareas que se consideren susceptibles de generalizarse.

▪ Realizar ese Plan de Formación. Por supuesto, no sólo debe diseñarse el plan, sino que deben determinarse los recursos y plazos necesarios para realizarlo, y finalmente levarlo a cabo.

▪ Redactar procedimientos de trabajo e instrucciones técnicas. Si todas las actividades que se realizan en la planta estuvieran adecuadamente procedimentadas, con instrucciones y procedimientos claros y entendibles por cualquiera (estos procedimientos son a veces llamados guía-burros), la exclusividad, la especialización y la ‘imprescindibilidad’ (si tal palabra existe) no serían un problema. La redacción de este tipo de documentos garantiza que cualquier operario dispondrá en todo momento de la información necesaria para realizar cualquier tarea.

▪ Primar económicamente la polivalencia. Si se revierte en los propios operarios una parte del ahorro que supone para la empresa tener personal polivalente, se consigue motivar al personal a que opte por la no-especialización. Es importante que, para que tenga algún efecto, debe figurar en su nómina como un plus complementario por polivalencia, en vez de aumentar el grueso salarial principal.

▪ Crear categorías en función de la polivalencia. Determinadas empresas que han optado por la polivalencia han establecido una diferencia entre el personal formado en varias especialidades y el personal especializado. La categoría más alta corresponde al personal polivalente. Este aumento de categoría puede tener o no una repercusión económica.

▪ Seleccionar al personal de nueva incorporación con la condición de ser polivalente. Para llevar a efecto esta forma de fomento de la no-especialización, tan solo es necesario que al nuevo personal se le exija entre las condiciones para su contratación tener conocimiento y/o experiencia en diversas especialidades.